Assistant de Direction H/F - 75 - Paris 15ème - ORDRE DE MALTE FRANCE

Publiée le: 7/8/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Poste: CDD
Disponibilité: 
Lieu: Paris, Île-de-France, FR
 


Contexte

Contrat : CDD remplacement 6 mois
Disponibilités : à pourvoir dès que possible
Lieu : Siège de l’Ordre de Malte France - Paris

L’Ordre de Malte France est une association catholique hospitalière, présente en France et à l’international, reconnue d’utilité publique. Elle rassemble 2 000 salariés et plus de 10 000 bénévoles réguliers. L’Ordre de Malte France intervient dans de grands domaines comme la solidarité, le secours et la santé.


La Direction des Activités de Secours et de Soutien aux Populations (DASSP) pilote et développe les activités de secours et de soutien aux populations sur le territoire national via une trentaine d’unités d’intervention de l’Ordre de Malte. Nos 30 UDIOMS composées de 1 500 bénévoles engagés sur le terrain ont formées en 2019 presque 2 000 personnes et ont réalisées environ 1 800 activités de secours et soutien aux populations.



Missions

Vous serez le support administratif de la Direction des Activités de Secours et de Soutien aux Populations et aurez pour principales missions :

  • Assistanat et secrétariat :
    • Accueille et oriente les visiteurs ou appels ou mails entrant pour la direction
    • Rédige les courriers et documents de la direction
    • Gère la mise à jour documentaire de la Direction
    • Edite les diplômes et certificats pour l’ensemble de la direction
    • Réalise la synthèse du bilan d’activité
    • Compile les éléments transmis par les UDIOMS en matière de communication
    • Prépare et diffuse les notes et communiqués à transmettre aux UDIOMS
    • Gère les besoins en fourniture pour l’ensemble de la direction
      Assure la mise à jour du site intranet
    • Rédige les comptes rendus des réunions et groupes de travail
  • Suivi comptable :
    • Réalise les engagements financiers dans l’outil de suivi financier
    • Assure le point entre la réception des commandes et le paiement des factures pour les commandes réalisées par la direction
    • Est soutien si nécessaire dans la préparation des factures et notes de débit
  • Logistique :
    • Organise les déplacements des collaborateurs de la Direction voire des bénévoles si besoin
    • Organise l’ensemble des réunions de la direction
    • Réceptionne et traite les commandes liées aux tenues en lien avec l’équipe
    • Réceptionne et suit les commandes de matériel en lien l’équipe
    • Assure le suivi des assurances pour les véhicules et locaux placés sous le périmètre de la direction.



Profil requis

Profil:

BTS secrétariat ; la connaissance du secteur associatif serait un plus.
Par ailleurs, le candidat adhère aux projets et valeurs de l’Ordre de Malte France.

Compétences :

  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Capacités rédactionnelles
  • Rigueur et sens de l’organisation, capacité à gérer les priorités
  • Connaissance de la gestion des activités de formation professionnelle
  • Goût du travail en équipe et bon relationnel
  • Esprit d’initiative et autonomie dans le travail