Vous serez le support administratif de la Direction Déléguée des Activités de Secours et de Soutien aux Populations et aurez pour principales missions :

Assistanat et secrétariat :

• Accueille et oriente les visiteurs ou appels ou mails entrant pour la direction
• Rédige les courriers et documents de la direction
• Gère la mise à jour documentaire de la Direction
• Edite les diplômes et certificats pour l’ensemble de la direction
• Gère l’ensemble des dossiers administratifs de formation professionnelle
• Réalise la synthèse du bilan d’activité
• Compile les éléments transmis par les UDIOMS en matière de communication
• Prépare et diffuse les notes et communiqués à transmettre aux UDIOMS
• Gère les besoins en fourniture pour l’ensemble de la direction
• Assure la mise à jour du site intranet en support de l’équipe communication
• Rédige les comptes rendus des réunions et groupes de travail
• Assure le suivi des dossiers de demandes de consultation juridique

Suivi comptable :

• Réalise les engagements financiers dans l’outil de suivi financier
• Assure le point entre la réception des commandes et le paiement des factures pour les commandes réalisées par la direction
• Est soutien si nécessaire dans la préparation des factures et notes de débit

Logistique :

• Organise les déplacements des collaborateurs de la Direction voire des bénévoles si besoin
• Organise l’ensemble des réunions de la direction
• Réceptionne et traite les commandes liées aux tenues en lien avec l’équipe
• Réceptionne et suit les commandes de matériel en lien avec l’équipe
• Assure l'envoi des plaquettes de communication et des livrets de formation pour les UDIOM
• Assure le suivi des assurances pour les véhicules et locaux placés sous le périmètre de la direction
• Assure l'envoi des plaquettes de communication et des livrets de formation pour les UDIOM
• Apporte son support dans la gestion du parc de matériel et véhicules de la direction

PROFIL

BTS secrétariat ; la connaissance du secteur associatif serait un plus.
Par ailleurs, le candidat adhère aux projets et valeurs de l’Ordre de Malte France.

COMPETENCES 

• Permis B
• Maîtrise des outils bureautiques
• Capacités rédactionnelles
• Rigueur et sens de l’organisation, capacité à gérer les priorités
• Connaissance de la gestion des activités de formation professionnelle
• Goût du travail en équipe et bon relationnel
• Esprit d’initiative et autonomie dans le travail

AVANTAGES 

• Télétravail
• Chèques cadeaux
• Chèques vacances
• Mutuelle prise en charge à 90%
• Ticket Restaurant à 9,87€ (60% pris en charge par l’employeur)
• 12 RTT + 30 CP + 5 « jours Ordre de Malte » offerts