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Assistant de Direction (DFO) H/F - Siège - Paris 15 - ORDRE DE MALTE FRANCE

Publiée le: 8/23/2018

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Poste: CDI
Disponibilité: A partir de fin juillet 2018
Lieu: 
 


Contexte

L’Ordre de Malte France est une association catholique hospitalière, présente en France et à l’international, reconnue d’utilité publique. Elle rassemble 1 928 salariés et plus de 9 000 bénévoles réguliers.
Prenant appui sur ses délégations départementales, l’Ordre de Malte France intervient dans 4 grands domaines : la solidarité, le secours, la santé et les formations.

A l’échelon national, la Direction des Formations assure le pilotage et le développement de 4 Instituts de Formation ambulanciers (Paris, Brest, Bordeaux et Toulon) et de 4 instituts de formation professionnelle dans les domaines sanitaires, médico-sociaux et dans le champ du secourisme et de la prévention des risques.

Le temps de travail de l’assistance est réparti entre les activités de la Direction des Formations et celles de l’Institut de formation Paris Ouest.



Missions

Placée sous la double responsabilité du Directeur des Formations et de l’Université Interne et du directeur de l’institut de formation Ile de France, ses principales missions seront notamment de :

Direction des Formations et de l’Université interne :

  • Assurer le secrétariat administratif de la Directrice des Formations et de l’Université interne : téléphone, agenda, préparation des réunions de la Direction et rédaction des comptes rendus, gestion du courrier (circulation et rédaction), gestion des déplacements de la Direction, préparation et gestion des dossiers confiés, archivage…
  • Assurer le lien entre les différents pôles de la Direction des Formations et entretenir les relations fonctionnelles de la direction vis-à-vis des autres directions du siège
  • Participer à des groupes de travail au sein de l’activité de formation
  • Gestion administrative et logistique des séminaires de l’Université Interne
  • Centraliser la communication interne de la DFO
  • Assurer le suivi des dépenses de la DFO en lien avec la comptabilité

Institut de Formation Ile de France :

  • Organiser et tenir le planning de l’Institut de Formation Ile-de-France en lien avec les autres directions support du siège (sessions de formations, logistique, gestion des interventions)
  • Gérer administrativement les sessions de formation sur l’ensemble du processus : accueil téléphonique, envoi des devis, gestion des inscriptions et édition des diplômes
  • Constituer et mettre à jour des fichiers de prospection
  • Planification des formateurs
  • Etre garant du respect de la norme NF service formation sur le suivi du processus administratif.



Profil requis

BTS Assistant de direction et expérience dans le champ de la formation professionnelle. Le ou la candidat(e) adhère aux valeurs de l’Ordre de Malte France.

Compétences

  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Capacité rédactionnelle et bon orthographe
  • Rigueur et sens de l’organisation, capacité à gérer les priorités
  • Connaissance de la gestion des activités de formation professionnelle
  • Goût du travail en équipe et bon relationnel
  • Esprit d’initiative et autonomie dans le travail