Assistant IFA - Versailles - IFA Paris Ouest - ORDRE DE MALTE FRANCE

Publiée le: 7/10/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Poste: CDI
Disponibilité: Dès que possible
Lieu: Versailles, Île-de-France, FR
 


Contexte

L’Institut de Formation d’Ambulanciers de Versailles organise chaque année deux sessions de formation au diplôme d’Etat ambulancier, des sessions d’auxiliaires ambulanciers, des formations aux gestes et soins d’urgence et des formations continues pour les professionnelles du secteur. En appui au Directeur, l’institut compte une assistante, deux formateurs infirmiers permanents, ainsi que de nombreux formateurs vacataires.



Missions

Placé sous l’autorité du Directeur de l’IFA de Paris Ouest, en lien avec les Directions supports du siège, l’assistant est responsable de la gestion administrative des formations, du suivi de la gestion budgétaire et de la comptabilité.

  • Réaliser l’accueil physique et téléphonique de toute personne s’adressant à l’institut pour une demande ou un suivi de financement de la formatio
  • Faire un suivi, une traçabilité et un retour d’information systématique
  • Assurer la gestion administrative des formations avec Formaway, selon le processus défini :
    • Etablir les contrats de prestation et s’assurer de leur retour signé
    • Réaliser la facturation des formations
    • S’assurer du règlement des formations et enregistrer ces règlements dans Formaway
    • Réaliser des bilans mensuels de l’état de la facturation
    • Assurer un suivi permanent du règlement des formations et de l’état d’avancement des recouvrements
    • Assurer le recouvrement des créances antérieures à l’année N, si besoin
  •  Participer au suivi de l’activité de l’IFA en complétant les indicateurs et tableaux de bord concernant son activité (qualité, chiffre d’affaire)
  • Assurer la gestion administrative de l’ensemble des dossiers des stagiaires de l’IFA (auxiliaires ambulanciers, stagiaires en formation continue,…), des diverses conventions, de la facturation
  • Etablir et assurer un suivi administratif exhaustif des différents financements
  • Connaître et maîtriser l’ensemble des modalités de financement des formations
  • Participer activement à la démarche qualité de l’institut
  • Assurer la gestion administrative des différentes enquêtes statistiques : DREES, enquêtes de satisfaction propres à l’institut, …
  • Assurer le remplacement de la deuxième assistante lors de ses absences.
    •  



Profil requis

Compétences et qualités requises

  • Capacités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe
  • Ponctualité, rigueur
  • Sens de l’organisation et capacités à prioriser les actions
  • Capacités relationnelles et discrétion professionnelle
  • Capacité à se positionner face aux étudiants et stagiaires
  • Capacité à travailler en équipe
  • Adhésion aux valeurs de l’Ordre de Malte
  • Capacité à prendre des initiatives et à être autonome
  • Capacité à informer et rendre-compte
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Capacité à gérer les priorités
  • Connaissance de la gestion des activités de formation professionnelle

Diplômes et formation

BTS de secrétariat / Assistant de direction / Assistant médico-administratif

Maîtrise du Pack Office