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Assistant Institut de Formations H/F - Versailles - ORDRE DE MALTE FRANCE

Publiée le: 6/25/2018

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Poste: CDD
Disponibilité: 
Lieu: 
 


Contexte

Contrat : CDD à temps plein – 6 mois
Disponibilités : Poste à pourvoir à compter du 27 août 2018
Lieu : Institut de Formation d’Ambulanciers – Versailles (78)

L’Ordre de Malte France est une association catholique hospitalière, présente en France et à l’international, reconnue d’utilité publique. Elle rassemble 1 928 salariés et plus de 9 000 bénévoles réguliers.
Prenant appui sur ses délégations départementales, l’Ordre de Malte France intervient dans 4 grands domaines : la solidarité, le secours, la santé et les formations.


L’Institut de Formation d’Ambulanciers de Versailles organise chaque année deux sessions de formation au Diplôme d’Etat Ambulancier, des sessions d’auxiliaires ambulanciers, des formations aux gestes et soins d’urgence et des formations continues pour les professionnelles du secteur. En appui au Directeur, l’institut compte une assistante, deux formateurs infirmiers permanents, ainsi que de nombreux formateurs vacataires.



Missions

Placé sous l’autorité du Directeur de l’IFA de VERSAILLES et en lien avec les Directions supports du siège, l’assistant est responsable de la gestion administrative des formations, de l’inscription au règlement.

Ses principales missions sont :

  • Réaliser l’accueil physique et téléphonique de toute personne s’adressant à l’institut
  • Faire un suivi, une traçabilité et un retour d’information systématique
  • Assurer la gestion administrative du secrétariat (courrier, mail, internet...)
  • Assurer le suivi du financement des formations (devis, factures, suivi des règlements...)
  • Assurer la gestion administrative des dossiers des formateurs vacataires (dossier administratif, suivi des interventions...)
  • Assurer la gestion administrative des dossiers des stagiaires
  • Etablir et assurer un suivi administratif exhaustif des différents financements
  • Rédiger les comptes rendus de réunion
  • Assurer le secrétariat de la directrice, ainsi que la gestion de son planning
  • Participer activement à la démarche qualité de l’institut
  • Assurer le suivi administratif de la logistique de l’IFA



Profil requis

Compétences et qualités requises

  • Capacités rédactionnelles
  • Ponctualité, rigueur
  • Sens de l’organisation
  • Capacités relationnelles et discrétion
  • Capacité à se positionner face aux étudiants et stagiaires
  • Capacité à travailler en équipe
  • Capacité à prendre des initiatives et à être autonome
  • Capacité à informer et rendre-compte
  • Connaissance de la gestion des activités de formation professionnelle
  • Maîtrise du Pack Office

Formation et expérience

  • BTS de secrétariat / Assistant de direction / Assistant médico-administratif
  • Expérience dans le champ de la formation souhaitée